Leidinggeven op afstand: Hoe managers teams verbinden in een hybride werkwereld

Gepubliceerd op 21 oktober 2020
Interview

Thuiswerken is in veel sectoren blijvend onderdeel geworden van het dagelijkse werkritme. Daardoor veranderde niet alleen waar we werken, maar ook hóé we leidinggeven. Hoe houd je je team verbonden als spontaan bijpraten bij het koffieapparaat niet meer vanzelfsprekend is? En hoe bewaak je motivatie, structuur en onderlinge samenwerking in een hybride werkcultuur? We spreken twee leidinggevenden over de nieuwe werkelijkheid van leidinggeven op afstand.

Teo Vlot – Directielid Stout + Partners, Alblasserdam

“Stout + Partners is een kantoor voor bedrijfsadministratie en belastingadvies. We werken met een team van veertien collega’s voor een breed mkb-klantenbestand. Inmiddels is hybride werken voor ons de norm: deels op kantoor, deels thuis.De grootste uitdaging? De onderlinge verbinding houden. Als mensen vaker thuiswerken, zie je dat spontane contactmomenten verdwijnen. Waar collega’s vroeger even bij elkaar binnenliepen voor een vraag of een kort praatje, moet dat nu bewust georganiseerd worden. Dat vraagt om een andere manier van leidinggeven.Daarnaast vergt thuiswerken veel discipline en focus. Vrijwel alles is digitaal ingericht, telefonie loopt via de mobiele telefoon en iedereen kan extern én intern bellen alsof hij op kantoor zit. Dat werkt uitstekend, maar het vraagt wel dat medewerkers zelf duidelijke grenzen bewaken tussen werk en privé.Qua communicatie is er weinig veranderd: we gebruiken Microsoft Teams voor overleg en korte afstemming. Wat we wél merken, is dat mensen minder snel uit zichzelf contact zoeken als ze elkaar niet fysiek zien. Brainstormen met een paar collega’s gebeurde voorheen spontaan; nu moet je dat echt plannen. Dat maakt samenwerken anders, maar niet onmogelijk.”

Gerrit Averesch – Directeur Academie Engineering en Automotive, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

“Onze academie telt veertien technische opleidingen, voltijd en deeltijd, van Associate Degree tot master. De academie is ontstaan uit een fusie van meerdere lectoraten en opleidingen. Het bijzondere is dat die fusie voltooid werd terwijl iedereen grotendeels op afstand werkte. Je mist dan de natuurlijke momenten waarop cultuur groeit: ontmoeting, dialoog, samen ergens aan bouwen.Voor nieuwe teams vormt hybride werken daarom een extra uitdaging. Je moet elkaar leren kennen, vertrouwen opbouwen, elkaars werkwijze begrijpen – en dat allemaal zonder dagelijks samen in één ruimte te zitten. Dat vraagt veel van zowel teamleiders als medewerkers.Wat wél positief opvalt, is dat het ziekteverzuim lager is. Medewerkers kunnen tussendoor makkelijker even afstand nemen en herstellen sneller. Ook medewerkers die thuis moeten blijven, kunnen vaak toch online lessen verzorgen. Ik ben enorm trots op wat docenten doen om studievertraging te voorkomen.

Qua communicatie hebben we onze aanpak aangepast:

  • Persoonlijke zaken bespreken we telefonisch of via Teams, niet per mail.
  • Informatie voor grotere groepen delen we via mail met een vlog, zodat de boodschap persoonlijk blijft.
  • De ‘wandelgangen’ hebben we vervangen door een wekelijkse online koffiesessie. Iedereen kan vrijblijvend aanhaken; vaak zijn er 80–120 medewerkers aanwezig. Het is informeel en werkt verbindend.
  • Personeelsbijeenkomsten vinden online plaats, met een actief chatteam voor vragen.
  • Alleen wanneer non-verbale communicatie essentieel is, kiezen we voor een fysieke bijeenkomst op de hogeschool.
  • Daarnaast heeft elk opleidingsteam een vaste ontmoetingsdag op locatie, zodat er toch regelmatige live-contactmomenten blijven.

Hybride werken vraagt veel, maar het brengt ook nieuwe kansen in flexibiliteit, autonomie en verbinding, mits je er als leidinggevende bewust op stuurt.”